会計士の藤井です。
近年、中小企業においても法令順守(コンプライアンス)の必要性が非常に高まっています。
コンプライアンスは落とし穴になると言いますか、ある日発覚したときに一瞬にして企業イメージが地に落ちる分野と言えます。
そこで、今回は事業承継やM&Aにおいて整備すべきコンプライアンスとその磨き上げについてお伝えしていきます。
資格を持つ社員が退職してしまった
誰でも企業秘密にアクセスできる状態のままである
本日はこのような疑問にお答えします。
必要な許認可や資格は保有してますか？
まずもって大事なことが、事業を行うのに必要な許認可や資格を保有していることです。
このページには許認可等を要する業種一覧がリストアップされていますが、必要な許認可等を取らずにビジネスを行っている企業が存在します。
また「資格を持っている社員が退職して有資格者が社内に誰もいない」というケースも散見されます。
こちらは意外と気づきにくくて、事業承継やM&Aの時に指摘されるとかなり不利な状況に追い込まれるので、要注意です。
ノウハウは適切に管理していますか？
次に注意したいのが、ノウハウなどの企業秘密情報の管理です。
ノウハウについては企業の競争優位性の源泉となるものであり、仮にそれが流出したとすれば企業の競争力が削がれることになりかねません。
では、どのようにノウハウの流出を予防するかというと、2つの方法があります。
「そもそも一部の人だけが閲覧できるようにアクセス制限を行う」
「ノウハウの持ち出しをしないように誓約書を交わす」
まず、本当に重要な企業秘密に関しては、一部の人だけがアクセスできるように鍵付きのキャビネットを設置するかシステムによる閲覧制限を行いましょう。
また、社員の中にはどの情報が企業秘密に当たるのか意識しないまま流出させているケースもあるので、企業秘密を定義したうえで、持ち出しをしないように誓約書を交わすことも有効です。