月次の試算表を作ることの重要性

会計士の藤井です。

中小企業であれば、自社の経理部員が会計記帳をしているところもあれば、請求書等の束を税理士に送付して税理士が記帳代行しているところもあるでしょう。

いずれにせよ、会計記帳してできるのが「試算表」という書類です。

試算表はいわば「期中の成績表」というもので、企業の財政状態及び経営成績を把握するための格好のツールです。

しかしながら、意外にも多くの中小企業が月次での試算表を作成できておらず、その結果意思決定の質が低く止まっているケースが散見されます。

そこで、当記事では「月次の試算表を作ることのメリットとその重要性」について思うところを書いていきたいと思います。

今会社の業績がどうなっているか分からない
今いくら現預金残高があるか把握していない

本日はこのような疑問にお答えしていきます。

そもそも試算表とは？

創業したての経営者だと、そもそも試算表がどういったものか分からないこともあるでしょう。

試算表とは、決算を作成する前に作る会計数値を集計した資料です。

この試算表は貸借対照表と損益計算書に大別され、それぞれ期中の財政状態と経営成績を表します。

試算表を作る時期は会社によって異なるでしょう。毎月作成しているという会社もあれば、決算期ギリギリで一括して作成している会社もあります。

しかし、こと資金繰りのことを考えた場合は毎月試算表を作成することを強くお勧めしています。

それでは、めんどくさいながらも月次で試算表を作るメリットはどこにあるのでしょうか？

貸借対照表と損益計算書の側面からまとめてみます。

まず、月次で貸借対照表の動きを見ることで短期の資金バランスを察知することができます。

具体的には「現預金」が直近でいくらあって、今後入金される予定の「売掛金や未収入金」がいくらあるか分かります。

一方、負債科目に関しては、今後支払う義務があるお金はいくらなんだろうということが「買掛金・支払手形・未払金」などから分かります。

また、借入金も「短期借入金」と「長期借入金」からなり、短期借入金を見れば向こう1年で返済すべき金額の検討がつきます。

このように貸借対照表を眺めることで、会社の資金バランスがどうなっているか推し量ることができます。

月次試算表には貸借対照表の他に損益計算書もあります。

ここで主に見るべきは「売上高」と「販管費」でしょう。

まず、期中の売上高を見ることによって、年間売上目標のうちどのくらい達成しているか分かります。

また、販管費の項目を見ることによって、どの科目が使いすぎかも目を光らせることができます。

例えば「今月は交際費が異常に多い」となればその原因を追求できるでしょうし、このようにして経費の使いすぎを抑止できます。

なお、損益計算書に関しては、残高試算表よりも「月次推移表」を参照する方がより実態を把握しやすいでしょう。

貸借対照表を見ればなんとなくの資金繰りは分かりますが、売掛金、買掛金及び借入金などがいつ入出金するかについてまでは教えてくれません。

この点、入出金のタイミングの如何によっては(ある月に支出が大幅に固まってしまった場合など)資金ショートする可能性もあります。

その資金ショートを防ぐ役割として重要なのが「資金繰り表」通称キャッシュフロー計算書です。

資金繰り表は、資金の入出金に着目して、いつどれだけの入出金があるかを教えてくれる書類となります。

例えば、貸借対照表の売掛金が100万円あったとして、その売掛金がいつ入金されるのかが重要ということです。

それが1ヶ月後であればすぐに回収できますが、1年後だったら資金繰り的に厳しくなる、という感じです。

そして、月次資金繰り表を作れば、その月にいくらの入出金があって、最終的に予想される「月末現預金残高」を計算することができます。

この「月末現預金残高」が最も重要で、この数値が一定以上にある限り、資金ショートすることはないと判断できるからですね。

この月次資金繰り表はfreeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを使えば自動的に作成してくれますが、自分でExcelなどを使って作成することも可能です。

どんな形でも良いので、資金繰り安定化のために是非作成してみてください。